Kako organizovati radni sto

Bez obzira na to da li je u pitanju vaš radni sto kod kuće ili u kancelariji, ne možete biti dovoljno efikasni ako je svuda oko vas nered.

Teško je koncentrisati se na posao ako vam je radna površina pretrpana nepotrebnim stvarima, ili ako svakih par minuta morate da tražite neki dokument koji je misteriozno nestao među silnim papirima. Ovih dvanaest koraka će vam pomoći da svoju radnu površinu uredite i da je održavate urednom.

Kako organizovati radni sto

1. Otarasite se viška hemijskih olovaka i penkala – Neverovatno je koliko su držači za olovke uvek pretrpani raznim hemijskama, olovkama, penkalima, bojicama, flomasterima, markerima…tome nikad kraja. Nešto ste sami kupili, neke olovke ste dobili na poklon, a neke su deo reklamnog materijala. Međutim, sigurno imate nekoliko omiljenih olovaka koje uvek koristite, pa bi bilo preporučljivo da ostale jednostavno bacite ili ih makar sklonite odatle dok ne budete rešili da ih zaista koristite. Naročito vodite računa da redovno izbacujete odatle hemijske koje su prestale da rade. Da li se i vama dogodilo da hitno treba nešto da zapišete, pa uzmete jednu hemijsku a ona ne piše, uzmete drugu, kad ni ona ne piše i tako nekoliko komada? Napravite red u držaču za olovke, izbacite sve što je nepotrebno i nećete se iznervirati zbog ovakve neprijatnosti.
2. Nađite prostor za stvari koje uvek imate uz sebe – Svi ti predmeti od kojih se skoro nikad ne odvajate (ključevi, mobilni telefon, slušalice, novčanik, USB memorija…) bi trebalo da imaju svoje stalno mesto. Zgodno bi bilo da izdvojite jednu fioku za to, u kojoj možete držati i punjač za telefon, da vam sve bude pri ruci. Međutim, ako nemate fioku u radnom stolu (ili bar ne slobodnu za ovako nešto), možete odrediti malu površinu iza ili ispod monitora za tu namenu, jer tu površinu radnog stola ionako ne možete koristiti ni za šta drugo. Iza monitora možete držati i već uključen kabl punjača za telefon, pa tako telefon možete priključiti na punjač u svakom trenu bez gubljenja vremena.
3. Blizina predmeta zasnovana na frekvenciji upotrebe – Ovo je ključna stavka organizacije. Ako nešto koristite svakodnevno, to bi trebalo da vam bude bliže od nečega što koristite u poslu jednom nedeljno ili ređe. Potpuno je logičo i razumno ovako organizovati stvari, ali ljudi često greše i uređuju radni sto tako da estetski bude lep, umesto da bude funkcionalan. Ovakav sistem će vam pomoći da održavate radni sto urednim, jer će vam najčešće korišćene stvari uvek biti pri ruci i nećete morati da preturate po stolu i pravite nered svaki put kad vam zatrebaju.
4. Sklonite sve elektronske uređaje van vašeg vidokruga – Neka vam modem, ruter, punjač za laptop, tablet i drugi elektronski uređaji budu van radne površine (osim ako vam nisu neophodni za posao). Neka vam na stolu budu samo monitor, tastatura i miš. Čak i ako vam je sto toliko veliki da imate dovoljno prostora za sve to, ovi predmeti će vam vizualno stvarati nered i odvlačiti pažnju sa posla koji radite. Na radnoj površini stola treba da bude samo nekoliko neophodnih predmeta i ništa više.
5. Lak pristup fasciklama – Trebalo bi da bez ustajanja i pomeranja stolice imate lak pristup fasciklama u kojima vam se nalaze neophodni papiri i dokumenti, kao i praznim fasciklama, ako vam zatrebaju za neki novi zadatak.
6. Skenirani dokumenti – Pored toga što ih imate na papiru, važne dokumente bi trebalo da imate skenirane, prebačene u PDF format i sve sačuvane u jednom folderu. Nikada ne znate da li ćete nešto morati ponovo da štampate ili šaljete elektronskim putem. Ako želite da budete još bolje organizovani i ako imate u tom folderu veliki broj dokumenata, možete koristiti neki program koji će vam pomoći da pretražujete ta dokumenta i brže i lakše nađete ono što vam treba.
7. Sredstva za čišćenje – Pored toga što treba da bude dobro organizovan, radni sto treba da bude i čist da bi izgledao uredno. Potrudite se da tu radnu površinu prebrišete bar jednom nedeljno. U kancelariji držite sredstvo za čišćenje negde na dohvat ruke i kada imate slobodnog vremena, prebrišite sto. Sigurno vam se desi nekad da nemate vremena da napravite pauzu za doručak, pa doručkujete usput dok radite, a ne verujem ni da se uvek setite da koristite podmetač za šoljicu pa vam ostaju fleke od kafe na stolu. Ne dozvolite da se mrve i fleke od kafe skupljaju na vašem radnom stolu. U čistoj i urednoj sredini je mnogo prijatnije raditi.
8. Blokče za škrabanje i zapisivanje – U toku dana se nebrojeno puta desi da treba hitno da zapišete neki broj telefona, adresu, porudžbinu, ime i prezime… Ako ne možete sve ove nove informacije da držite na jednom mestu dok ne nađete vremena da ih sredite ili prenesete nekome, već svaki put uzimate drugi papirić koji se lako može zagubiti, bićete mnogo manje produktivni i možete sebe uvaliti u nepriliku da zaboravite nešto jako bitno. Odredite jedno blokče samo za tu namenu i neka vam uvek bude pri ruci. Takođe, vodite računa da se u njemu ne nagomilavaju informacije. Listiće na kojima su brojevi telefona koje ste već uneli u svoju memoriju, poruke koje ste preneli poslodavcu i druge zastarele informacije jednostavno iscepite na početku svakog radnog dana.
9. Napravite red među tim silnim kablovima – Prvo, potrudite se da imate što manje kablova na radnom stolu. Ono što ne mora tu da bude priključeno jednostavno uklonite. Drugo, potrudite se da kablovi ne budu zategnuti, tj. da budu dovoljno dugački kako biste ih sklonili u stranu umesto da se saplićete na njih. Treće, vodite računa da ne budu zapetljani. Broj kablova možete smanjiti time što ćete koristiti više uređaja koji podržavaju bluetooth i WiFi. Ovaj problem možete rešiti i kupovinom stola koji je dizajniran tako da ima ugrađene proreze za kablove, pa ih možete provući tako da vam ne smetaju. Veoma je bitno da ovo uredite kako treba, jer teško da možete biti dobro organizovani ako vam kablovi vise na sve strane i stalno se saplićete na njih.
10. Šta učiniti ako nemate dovoljno fioka – Čak i ako imate veliku radnu površinu na stolu, ako nemate fioke i mesto za skladištenje i odlaganje fascikli i drugog radnog materijala, onda imate ozbiljan problem. Da biste nadoknadili neophodan prostor za skladištenje, možete kupiti zasebnu komodu ili fiokar koji ćete držati pored stola, ili ispod ako ima dovoljno mesta. Još jedna dobra ideja je da, ako imate u svom radnom prostoru otvorene police za knjige, nabavite ukrasne kartonske ili plastične kutije koje ćete držati na tim policama umesto fioka.
11. Osvetljenje – Potrudite se da imate odgovarajuće osvetljenje na radnom stolu. Nabavite neku jednostavnu, nenametljivu lampu, koja će vam pružati odgovarajuću svetlost za rad.
12. Održavajte urednost – Imajte na umu da je mnogo efikasnije da održavate urednost tokom rada, umesto da dok radite napravite haos, pa na kraju (ili posle) radnog vremena da sređujete sve to. Radni sto bi uvek trebalo da bude uredan i sve što koristite vraćajte na svoje mesto. Napravite mali napor kako biste se dobro organizovali i posle određenog vremena ćete uvideti da se zaista isplati. Nećete gubiti značajne dokumente i informacije, nećete gubiti vreme na traženje ispravne hemijske olovke, sve će biti na svom mestu i samim tim ćete i u poslu biti produktivniji i uspešniji.