Kako se pripremiti za poslovni razgovor

Poslovni razgovori zahtevaju visok nivo koncentracije jer su teme o kojima se na njima diskutuje ozbiljnijeg tipa. Samim tim oni ne bi trebalo da traju dugo i neophodna je dobra priprema, koja je preduslov za uspeh. Možda ste se i sami nekada našli, u komunikaciji bilo kod tipa, da ste u jednom trenutku zaćutali jer niste znali šta sledeće da kažete. Kada su u pitanju poslovni razgovori do toga ne bi smelo da dođe, zato upamtite: Dobra priprema je jedan veliki korak ka uspehu.

Kako se pripremiti za poslovni razgovor

1. Izabrati potencijalnog saradnika – Kada tražite poslovnog saradnika nemojte se zadržavati na „jednom preporučenom“, uvek treba pogledati sve moguće saradnike na tržištu, pogledati šta ko nudi, da li su teški za postizanje dogovora ili ne.
2. Poziv na razgovor – E-mail je najčešći vid poziva na razgovor. On treba da bude kratak i jednostavan, odnosno u kratkim crtama treba objasniti razlog poziva i kakvu saradnju želite kako bi druga strana a i vi sami znali da li uopšte može da vam pomogne u onome što tražite. Važno je precizno utvrditi vreme i mesto sastanka, kao i šta će se raditi na njemu kako bi i druga strana mogla da se pripremi ukoliko je to potrebno. Nemojte ograničavati potencijalne saradnike sa vremenom, poslovni razgovor zakažite bar nedelju dana ranije.
3. Informisanje – Morate biti spremni da odgovorite na sva pitanja na koja vam se zatraže odgovori. Potrebne su vam sve informacije koje su vam dostupne o onome što želite da ponudite drugoj strani ili što tražite, zatim informacije o drugoj strani: odnosi sa drugim organizacijama, finansijsko poslovanje, tačnost i kvalitet pružanja usluga, informacije o sagovornicima koji će prisustvovati sastanku, njihova otvorenost za dijalog, stepen razumevanja, sposobnosti, veština.
4. Definisanje ciljeva razgovora? – Na samom početku, nakon predstavljanja, najvažnije je upoznati saradnike sa namerom zbog koje ste došli u tu situaciju. Predstavite im ciljeve razgovora i posla koji želite da dogovorite. Ovaj korak bitan je jer pre svega daje dobru sliku vas, kao ekonomskog subjekta ili predstavnika nekog preduzeća. Osoba koja ne ume da objasni svoje ciljeve neće ulivati poverenje i vaše šanse da dobijete ono što želite već ovde počinju da padaju. Primarni cilj je postizanje dogovora kod koga su zadovoljeni obostrani interesi a nakon toga slede planovi za ostvarenje i na kraju alternativni ciljevi, ukoliko nešto ne krene onako kako ste planirali. Obezbedite sebi dovoljno vremena za kvalitetnu pripremu, ona treba da bude planska i sistematična.
5. Strategija – Strategija mora biti zasnovana na prikupljenim informacijama i glavnom cilju, da bude dovoljno fleksibilna da se prilagodi poslovnom razgovoru i da očuva interese zbog kojih se ušlo u razgovor.
6. Tehnička priprema – Ukoliko je mesto poslovnog razgovora ugovoreno kod vas treba odrediti prostoriju za sastanke( sa zavesama na prozorima kako ono što se odvija spolja ne bi odvlačilo pažnju prisutnima, zatim ukoliko ste pripremili prezentaciju vodite računa da svi mogu podjednako dobro da je vide a ne da se krive sa stolica,..) i upozoriti ostale zaposlene da vas ne ometaju tokom razgovora.