Kakopedija > Posao i novac > Saveti za karijeru > Kako organizovati papirologiju

Kako organizovati papirologiju

Od svog nereda koji se može nagomilati u vašoj kući ili kancelariji, hrpa neurednih papira najviše uznemirava. Neuredni papiri su oličenje vašeg odugovlačenja u nekim odlukama i kašnjenja u obavezama.

U ovakvoj situaciji nikad ne možete biti sigurni da li je nešto što se nalazi na dnu hrpe odavno trebalo odraditi, srediti ili predati nekome. Ali, jednostavno i funkcionalno sređivanje papirologije u odgovarajući sistem, gde će sve biti lako dostupno i pregledno, vam može pomoći da budete mnogo bolje organizovani i produktivni. Primenite ovih sedam koraka i recite zbogom hrpama papira.

papir

Kako organizovati papirologiju

  1. Odredite mesto gde ćete držati tek pristigle papire dok ih ne rasporedite – Prvi korak u sređivanju ovog haosa je utvrđivanje pravog mesta za prikupljanje tek dobijenih papira kojima se ne možete posvetiti istog trena. Dakle, odredite najbolju lokaciju za ovu namenu. Obično je to neko mesto u blizini ulaznih vrata (ili u vaš dom ili u vašu kancelariju). Ako niste sigurni gde da uspostavite svoj sistem za prikupljanje papira, obratite pažnju gde inače ostavljate svoju tek pristiglu poštu. Verovatno to radite nesvesno, ali sigurno ste stekli naviku da poštu ostavljate na jednom mestu, pa je najlogičnije da izaberete to mesto. Kada ste konačno odredili lokaciju, postavite tu neku ukrasnu kutiju, pletenu korpu, stalak ili neku tacnu i proglasite to jedinim mestom na koje ćete ostavljati nove papire i poštu. Ovime ćete sprečiti da papiri budu raštrkani svuda po kući ili kancelariji u različitim hrpama i gomilama.
  2. Uspostavite sistem za aktivne papire – Jednom kada uspostavite sistem za prikupljanje, sledeći korak je uspostavljanje sistema za tri različita tipa papira: aktivne, referentne i arhivirane papire. Počnimo od aktivnih papira. Oni su najznačajniji jer sadrže neki zadatak koji morate obaviti i odraditi, dakle morate im se posvetiti trenutno. Tipičan primer aktivnih papira su računi, pisma i ostala pošta koju vi morate poslati, pozivnice na razne prijeme, dozvole za određene aktivnosti, dakle papiri povezani sa nekom radnjom koju vi treba da obavite. Imajte na umu praktičnost kada uspostavljate sistem za ovaj tip papira. Najbolje je da ih držite u blizini mesta gde obavljate zadatke na koje se papiri odnose, dakle najčešće će to biti u blizini vašeg radnog stola. Nađite fasciklu odgovarajuće veličine. Ako je potrebno, napravite folder sa pregradama ili više registratora u različitim bojama za različite tipove aktivnih papira, kako biste mogli da ih lepo razvrstate. Tako ćete lakše i brže odraditi svoje obaveze.
  3. Uspostavite sistem za referentne papire – Ovo je tip papira koji ne zahteva nikakvu aktivnost s vaše strane, bar ne u sadašnjem trenutku, i ako ikada i budete morali da odradite nešto povezano sa ovim papirima, okidač za tu aktivnost će biti nešto drugo, a ne papir koji ste sačuvali. Jednostavan primer referentnog papira bi bio meni restorana koji dostavlja hranu. Sam meni vam ne govori da treba da poručite hranu, ali ako ogladnite tokom posla, a nemate vremena da odete na pauzu, uzećete meni koji se nalazi u referentnim papirima i poručiti hranu. Za ovu vrstu papira takođe treba odrediti neki registrator, koji vam ne mora biti na radnom stolu i uvek pri ruci, jer se u njemu ne nalaze papiri koji su vam neophodni za rad. Možete ga postaviti na nekoj od polica u kancelariji, bitno je samo da i ovi papiri imaju svoje stalno mesto, kako se ne bi zagubili.
  4. Uspostavite sistem koji se stalno može dopunjavati za arhivirane papire – Razmišljajte o ovim papirima kao o svojim trajnim zapisima. Ovde spadaju dokumenti poput garantnog lista ili dokaza o plaćenom porezu koje morate čuvati određeni period. Kao i referentni, i ovi papiri ne zahtevaju vašu aktivnu pažnju i njima ćete pristupati mnogo ređe nego bilo kom drugom tipu papira. U ovim papirima čuvate neke informacije i dokaze o poslovima koje ste već odradili. Zbog toga je najbolje mesto za arhiviranje papira ormar za kartoteku. Ima ih u različitim veličinama, sa različitim brojem fioka, a vi ćete izabrati onaj koji vama najviše odgovara (u zavisnosti od količine arhiviranih papira). Takođe ne bi bilo loše da uspostavite neki sistem za ređanje fascikli sa dokumentima u ovom ormariću, da biste lako mogli da pronađete neki dokument ako vam zatreba. Možete ređati fascikle po tipu dokumenta, abecednim redom ili po datumu od kod potiče određeni dokument. Izaberite sistem koji vama i vašem tipu poslovanja najviše odgovara, bitno je samo da su arhivirani papiri uredni i pregledni i da kad god dodajete novi dokument on bude stavljen na odgovarajuće mesto.
  5. Pokušajte da steknete naviku da svaki sistem koristite efektivno – Kada ste osmislili sisteme za uređivanje papirologije koji vama najviše odgovaraju i svemu našli svoje mesto, vreme je da steknete navike da ove sisteme koristite efikasno i svakodnevno. Imajte na umu da će svaki sistem od vas zahtevati različite navike. Na primer, moraćete da se naviknete da svakodnevno ispraznite sistem za prikupljanje papira i razvrstate te papire u odgovarajuću grupu (aktivni, referentni i arhivirani). Imajte u vidu da što ažurnije pristupate papirologiji i što je češće raspoređujete na pravo mesto, to će se manje gomilati i stvarati haos koji čini neprijatno okruženje za rad.
  6. Izborite se sa zaostalim papirima – Dakle, osmislili smo šta treba raditi sa svim papirima koji će vam tek pristići, ali šta da radite ako imate hrpu zaostalih papira, od ranije. Najbolji pristup sređivanju ovog haosa je da utvrdite šta je prioritet i da prionete na posao i sređivanje zaostale papirologije korak po korak.
    Prioritet broj 1: Dnevni priliv papira – Najbolji pristup sređivanju zaostale papirologije je sprečavanje da se nagomila još papira. Zato neka vaš glavni prioritet bude sređivanje papira koji su pristigli tog dana. Važno je da steknete naviku da se sa zaduženjima i obavezama suočite kad treba, umesto da ih ostavljate za sutra…

    Prioritet broj 2: Hrpe zaostalih papira koje su na vidnom mestu – Kada ste završili sa sređivanjem papira koji su pristigli tog dana, posvetite se rasčišćavanju hrpa papira koje su na vidnom mestu, naročito onim na vašem radnom stolu.

    Prioritet broj 3: Skrivene hrpe zaostalih papira – Koliko god da su dobro sakriveni i bez obzira na to što vam nisu u vidnom polju, posvetite se i ovim papirima i sredite taj haos. Izručite sve nesređene fioke, kutije i ormariće, jedan po jedan i rasporedite pravilno papirologiju. Tek kad ovo završite sve će biti na svom mestu.

Uživajte u svom čistom radnom prostoru – Sada, kada je naporan rad iza vas, možete se zavaliti i uživati u svom sređenom i urednom radnom prostoru. Haos, stres i neorganizovanost su iza vas. Svaki papir, informacija i dokument sad imaju svoje mesto. Na vama je samo da ovaj red održavate. Kao što ste mogli i sami da primetite, jednostavnije je održavati red u papirologiji svakodnevno, nego sređivati gomile nabacanih papira.

 

Vaša reklama u ovom članku? Sponzorišite ovaj članak sa reklamom ka vašem sajtu, poslu, ponudi.. Budite brži od vaše konkurencije. Kliknite ovde za više informacija.

Oceni članak

Oceni članak

1 zvezdica2 zvezdice3 zvezdice4 zvezdice5 zvezdice
Loading...

Zabrana kopiranja članka

Zabrana kopiranja članka

Ceo sadržaj ovog članka je vlasništvo sajta Kakopedija.com i autora, ukoliko nije drugačije napisano. Njegovo preuzimanje je uslovljeno Creative Commons 3.0 licencom. Svako kopiranje i korišćenje materijala bez navođenja autora i linka ka izvoru, ili korišćenje u komercijalne svrhe smatra se kršenjem autorskih prava i podleže zakonskim sankcijama.
Dijana Zarić
Volim da istražujem. Putovanja, dobra muzika i čitanje knjiga su mi pasija. Završila sam filološki fakultet.

SLIČNO

pricalice

Kako da ne pričate previše

Za većinu ljudi govor je jedno od najvažnijih sredstava komunikacije i izražavanja. Različina emotivna stanja, …

Ostavite odgovor