Kako biti organizovan

Ako vam u životu nedostaje organizacija i ako se zbog toga osećate rasejano i isfrustrirano, vreme je da se organizujete. Kako biste se organizovali spolja, prvo morate da se organizujete iznutra tako što ćete odrediti svoje prioritete, ciljeve i način na koji želite da organizujete svoje stvari i život. Pokušajte da stvari držite na svom mestu. Definišite šta morate i šta treba da uradite, kao i kada ćete to uraditi i izbegavajte stresne situacije izazvane time što ne znate šta treba da radite. Za organizaciju treba vreme, ali, kad vam to pređe u rutinu, biće vam mnogo lakše.

Kako biti organizovan

1. Organizujte svoj prostor. Bez obzira da li se radi o celoj kući ili spavaćoj sobi, kuhinji, kancelariji, računaru, ormaru ili radnom stolu, morate da vidite šta imate unutra, bacite ono što ne koristite često (ili odložite tako da znate gde je šta), a sve ostalo stavite na neko mesto koje ste unapred odredili.
   • – Biti organizovan ne znači samo biti uredan. Cilj organizovanja je da budete u mogućnosti da brzo pronađete, zamenite i procenite stvari. Organizacija vam takođe može pomoći da stvari držite uredno tako što će vam pružiti brz, logičan sistem za dodavanje i uklanjanje stvari iz grupe stvari koje su donekle slične, a sprečiće vas i da bespotrebno kupujete stvari koje biste kupili samo zato što ne možete da ih nađete.
   • – Na primer: Ako imate puno knjiga koje ste na police poređali po veličini, one će izgledati uredno, ali ćete svaki put kada se ne setite gde se tačno nalazi knjiga koju tražite, morati da ih pregledate, ili čak i da ih pomerate, ako ste stavili jedan red iza drugog ili ćete morati da im menjate redosled svaki put kada dodajete nove. Ako za svaku kategoriju knjiga odredite deo na polici i ostavite po malo slobodnog prostora na kraju ili između svake takve oblasti, knjigu ćete lako naći jer, čim nađete kategoriju, brzo ćete naći i knigu jer ćete pregledati samo nekoliko naslova, a knjige ćete lako i dodavati i sklanjati, jer nećete menjati celokupan raspored.
   • – Stručnjaci za računare su pametni ljudi koji pomažu glupim mašinama da se brzo nose sa milijardama stvari. Oni su izmislili „binarno stablo” za brzo traženje, dodavanje i brisanje iz ogromnih baza podataka, koje će vam sigurno rešiti problem sa vašim gomilama stvari. Ne pokušavajte da doslovno pratite programerska pravila – samo primenite njihove principe.
   • – Organizujući svoje stavke po hijerarhiji, umesto da sve pretražujete, donećete samo nekoliko odluka dok pravite hijerarhiju odozgo nadole, ka užim kategorijama (npr, polica, sanduk, torba). Na primer, sve svoje stvari u vezi sa sportom stavite na jednu policu, a za svaki sport uzmite drugu kutiju, dok ćete sitne stvari, kao što su loptice za golf, prvo staviti u torbu/kesu, pa u kutiju za golf. Velike nezgrapne stvari, kao što su skije, stavite negde drugde. Sredstva za čišćenje stavite na drugo mesto sortirana po oblastima koje čiste.
   • – Ne preterujte, jer je mnogo brže da pregledate par stvarčica, nego da otvarate i zatvarate ili uklanjate i zamenjujete čitavu kutiju. Dovoljna su dva-tri nivoa. Organizujte elektronske, električne i kompjuterske delove i kablove, kao i druge sitnice i stvari čudnog oblika koje će uvek da padnu na dno gomile ili da se zamrse tako što ćete ih staviti u nešto čemu je lakše prići, što se ne zatvara poklopcem, kao što su na primer vreće sa rajsfešlusom, odnosno koje se zatvaraju.
   • – Kada nešto pakujete, obavezno ostavite slobodnog mesta kako biste mogli stvari da dodate bez remećenja postojećeg rasporeda. Odredite neko mesto, kao što je stočić ili polica, za stvari koje treba da sklonite – tako biste ih sakupili nekoliko, i ne biste ih izgubili, a takođe ne biste pakovali jednu po jednu čime biste se svaki čas bavili odlaganjem stvari umesto da se koncentrišete na ono što radite.
   • – Za neke stvari je potreban raspored, ne samo da budu stavljene u grupu. Stvari koje često koristite, kao što su začini, na primer, trebalo bi da držite na vidnom mestu i dostupne, umesto da ih zaturite tamo negde sa nečim sa čime su srodni. Potrošna roba, kao što je hrana, trebalo bi da bude spakovana tako da bude odmah prva – gomilu drugih stvari možete staviti ispod i redove iza nje. Stvari koje menjate, ali koje nisu identične, kao što je odeća, trebalo bi da složite i menjate po sezonama tako da ništa ne bude trajno na dnu gomile. Veoma velike, prljave ili opasne stvari treba da držite na posebnim mestima.
   • – Pre nego što počnete da razmišljate o organizovanju stvari, raščistite. Ne radite obrnutim redosledom. Kojim prostorom raspolažete možete da znate tek kad se rešite suvišnog. Ako dobro ne pregledate šta sve ostavljate u svom prostoru, protraćićete i vreme i novac organizujući stvari koje vam i nisu potrebne.
   • – Posmatrajte kako koristite svoje stvari i smislite kako da efikasno koristite svoj prostor. Ako vam je nezgodno da priđete stvarima (ili da ih sklonite), vaš sistem organizovanja verovatno neće delovati. Olakšajte uzimanje i sklanjanje stvari koje su vam najčešće potrebne. U tom smislu, stavite stvari tamo gde ih najčešće i koristite. Sudove stavite blizu šporeta, koverte i markice u radni sto, sredstvo za uklanjanje mrlja i izbeljivač u kupatilo… (Ovo zvuči kao da se podrazumeva, ali iznenadili biste se koliko ljudi ostavlja stvari gde stigne i onda se iznenade što kad nešto rade, to im baš nije najzgodnije.)
   • – Imate li stvari u kući koje jednostavno zauzimaju prostor? Obavezno se redovno otarašavajte suvišnog. Pri donošenju odluke da li vam je nešto potrebno, dobro je da se zapitate: Da li mi je ovo potrebno? Da li će mi biti potrebno za godinu dana? Da li sam ovo koristio (koristila) u poslednjih godinu dana? Da li mi se to zaista dopada? Da li ima neko kome će ovo više koristiti? Imam li više nego što mogu da potrošim/iskoristim u doglednoj budućnosti? Da li će mi nedostajati ako ga nemam? Ako mi slučajno zatreba, mogu li lako naći nešto takvo?
   • – Stecite utisak kako „biti organizovan” izgleda. Organizovan prostor je lako koristiti. U njemu ima dovoljno mesta za sve stvari koje se u njemu nalaze. Ima smisla. Svaka stvar u vašoj kući ima svoje mesto. Organizovani prostor takođe deluje umirujuće i gostoljubivo.
   • – Koristite tajmere. Podesite tajmer na vreme za koje mislite da će vam biti potrebno za rašćišćavanje putem organizovanja i onda zapnite da odradite u tom predodređenom vremenu.
   • – Sve račune držite na jednom mestu. Svu poštu otvorite odmah i koverte bacite zajedno sa poštom koja je za bacanje. Samo račune držite na određenom mestu.
2. Vraćajte stvari na svoje mesto. Kada utvrdite gde šta stoji, treba da steknete naviku da tu stvari i vraćate čim završite sa njihovim korišćenjem. Nikako ne smete da stvari ostavite na sto u kuhinji ili na kauč, pređete na nešto drugo misleći da ćete to ostaviti kasnije.
   • – Ključeve uvek ostavljajte na isto mesto.
   • – Bežični telefon uvek ostavljajte na isto mesto. Neka vam tu stoji i baza telefona.
3. Koristite kalendar. Nabavite kalendar i stavite ga negde gde možete da ga vidite svaki dan, po mogućstvu ujutru. Za većinu ljudi, to mesto je frižider, radni sto ili radna površina računara. Gde god da ga stavite, neka vam postane rutina da ga pogledate svaki dan. Na primer, možete ga staviti u ormarić u kupatilu gde držite pastu za zube, tako da svako jutro, dok jednom rukom perete zube, drugom rukom pokažite datum tog dana i vidite šta je zabeleženo za taj dan i tekuću sedmicu.
   • – Držite kalendar pri ruci kada razvrstavate papire, tako da kada upišete neki događaj u kalendar možete da bacite papir na kom je to pisalo. Kalendar će vas na vreme podsetiti na stvari koje treba da uradite, tako da nema potrebe da se oslanjate na gomilu papira.
4. Koristite rokovnik. Rokovnik je naročito koristan ako imate puno sastanaka, a dani su vam toliko različiti da imate problema da ispratite svoj raspored. Rokovnik možete da nosite sa sobom, a kalendar ne. Još jedna prednost rokovnika je što u njega može da stane više informacija nego u kalendar.
5. Kombinujte slične aktivnosti. Sve telefonske pozive obavite odjednom. Sve kućne obaveze obavite odjednom. Svu kupovinu obavite u jednom dahu.
6. Zapisujte! „Pametan piše, glup pamti”. Sve što treba da zapamtite, trebalo bi da zapišete. Čak i ako imate odlično pamćenje, niko nije savršen i ne smeta ako se i zapiše, za svaki slučaj. Pišite brojeve telefona, sastanke, rođendane, spiskove za kupovinu, šta treba da uradite, ali zabeležite i gde ste to sve zapisali kako biste ih, kad vam zatrebaju, lako našli.
7. Pravite spisak obaveza.
   • – Napravite spisak obaveza za jedan dan. Na njemu ne bi trebalo da se nalazi više od 5 stavki, u suprotnom ćete sebi natovariti suviše obaveza i siguran neuspeh. Obeležite jednu ili dve stvari sa tog spiska koje neizostavno morate da obavite taj dan i jurite taj dan dok ih ne obavite.
   • – Napravite spisak obaveza za celu sedmicu. Stavke na njoj bi bile tipa: kupiti hranu, popraviti klima uređaj… Sa ovog spiska izvucite stavke za spisak za dnevne obaveze. Bela tabla ili tabla sa markerima koji se brišu mogu da vam pomognu da zapamtite sve što treba da uradite svaki dan, ili dugoročne ciljeve.
   • – Napravite spisak za ceo mesec. Ovaj spisak bi imao više uopštenih zadataka, npr: rođendanski poklon za sestru, servisiranje automobila, odlazak kod zubara. Na osnovu ovog spiska napravite spisak obaveza za sedmicu i za svaki dan.
   • – Napravite spisak obaveza za svoj život. Drastično jeste, ali, zašto ne iskoristiti ovo vreme da razmislite o svom životu i o pravcu u kom on ide? Organizacija znači da odredite svoje prioritete i nikad ne škodi da zastanete i vidite dokle ste stigli.
8. Pokušajte sa smart telefonom. Smart telefon, naročito onaj koji je sinhronizovan sa softverom za uravljanje ličnim podacima koji se bazira na mreži, a pokrenut je na drugim računarima, čak je i bolji od kalendara i beleški na papiru, jer su podaci pregledni, lako ih je naći, obaveze je lako uneti, a podsetnici za hitne informacije i čišćenje nepotrebnih informacija su automatski.
9. Izdvajanje vremena za sređivanje računa za vraćanje stvari u prodavnicu ili vraćanje knjiga u biblioteku, stvarno može biti od pomoći. Time uvodite red, a pomoći će vam da izbegnete situaciju da ne možete da vratite stvari ili da morate da platite kaznu.
10. Delegirajte obaveze. Proverite da li osoba na koju prebacujete zadatak, može taj zadatak i da obavi. Zapamtite da je mnogo bolje stvari obaviti, nego odložiti kako biste ih uradili savršeno; time što će ih obaviti, ta osoba (ili možda dete) ne samo da će naučiti kako se to radi, već i kako da reši dati problem. Teško ćete organizovani, ako insistirate da sve uradite sami.
11. Obavljajte više stvari odjednom. Za prebacivanje sa jedne obaveze na drugu potrebno je vreme, tako da nemojte da pokušavate da razmišljate o nečemu, na primer TV programu, dok razmišljate o nečemu drugom, na primer učenju. Efektnije je da radite više poslova odjednom ako jedan zadatak ne zahteva razmišljanje, pakovanje peškira, na primer, ili ako taj zadatak može da se odloži na neko vreme za „automatsku obradu”. Možete da napunite veš mašinu, šaljete mejlove, sipate u lonac dok vri, pakujete namirnice za put, ispeglate stvari čim se osuše da ne bi ostale izgužvane…
    • – Ali, imajte na umu da su neka istraživanja pokazala da obavljanje više zadataka može da umanji sposobnost da se fokusirate na jednu po jednu aktivnost.
12. Ispoštujte svoj spisak. Nema svrhe praviti spisak obaveza, ako ne naterate sebe da obavite zadatke koje ste sami odredili. Postoje mnogi načini na koje možete da se pridržavate svog spiska. Prestanite da odugovlačite, uklonite ili ignorišite smetnje i bacite se na posao.
    • – Ako neki zadatak stalno pada na poslednje mesto vašeg spiska, dobro ga pogledajte. Da li je stvarno važan? Ako jeste, završite više s tim, ili bar započnite. Ako nije, vratite ga na dugoročni spisak stvari koje ćete jednog dana obaviti, ili ga potpuno skinite sa spiska. Ne dozvolite da se na nečemu predugo zadržavate.
    • – Ako vam je dosadno, ili ako vam je poremećena svakodnevna rutina, možete se zabaviti tako što ćete uraditi zadatak sa spiska koji još uvek niste obavili.
13. Vreće koje se zatvaraju su vaši prijatelji. Stvari ostavljajte u plastične vreće koje se zatvaraju. Na ovaj način, stvari će vam biti složene, čiste i neće biti prašnjave. Ali, ako nemate isplanirano gde ćete držati te vreće, onda će vam one biti na sve strane. Stavite ih u ormare, fijoke radnog stola, ostave… One su zgodne, korisne i jeftine, pa ih obavezno koristite.
    • Pokušajte da organizujete fijoke koje se zatvaraju tako što ćete ih obeležiti.
14. Odlučite da budete organizovaniji, donesite još odluka. Razbacane stvari i neorganizacija često su rezultat toga što niste uspeli da se odlučite šta da radite u vezi sa nečim. Pokušajte da olabavite svoje mišiće odlučivanja tako što ćete početi sa sitnicama i uskoro ćete videti da ste samouvereniji kada treba da uradite nešto u svojoj kući, na radnom stolu u kancelariji. Pokušajte već danas!
15. Određivanje vremenskog perioda u kome ćete obaviti svaki zadatak tokom dana je još jedan dobar način da ne odugovlačite i da se držite svog plana. Vremenski okvir je vrlo efikasan način organizovanja dana jer znajući da ste za svaku stavku na spisku odredili vreme daje vam do znanja da nema potrebe da žurite. Iskoristite vreme koje ste sebi odobrili i dobro obavite posao. Ako biste požurili da završite posao, možda ne biste uspeli da ga uradite dobro, ali, ako odvojite vreme, uradićete ga postepeno i efikasno.

Saveti

1. Uvek uz sebe imajte nešto čime ćete ili u šta ćete zapisati obaveze onako kako vam se pojavljuju ( u najnezgodnije vreme, zbog čega se brzo i zaborave).
2. Kada obavljate dnevne obaveze, pronađite najbolji put kako da uradite što više možete, a ćaskanje smanjite na minimum. Ne dajte se omesti. Imajte jasan cilj šta treba da uradite. Ako vam još nešto padne na pamet, zapišite u svesku i uradite kasnije.
3. Sa svog spiska obaveza, prvo obavite zadatak koji vam je najmrskiji. Uglavnom odlaganje i usledi zato što izbegavate da uradite baš taj zadatak. Ako se potrudite da prvo to uradite, osećaćete se bolje i nećete provesti dan užasavajući ga se i, na kraju, odlažući ga.
4. Mesto za sve i sve na svom mestu - je uvek dobro pravilo koga treba da se pridržavate.
5. Kada pravite spisak obaveza za jednu sedmicu, imajte na umu da mogu da se desi i neke potpuno neočekivane stvari. Tako da nemojte da vam obaveze budu uklesane u kamenu – budite fleksibilni kada se okolnosti promene.

Upozorenja

1. Ne očekujte da ćete postati organizovani preko noći, osim ukoliko ste stvarno brzi, ili ako se radi o manjoj oblasti.
2. Ne očekujte da će se vaša porodica i prijatelji odmah uključiti u vaš sistem organizacije, ali ga se vi držite. Na duge staze, biće vam drago zbog toga.
3. Ne požurujte sve i, što je važnije, polako razvijajte naviku organizovanja.
4. Uzmite slobodan dan od svega i posvetite ga organizovanju svog života i stvari u njemu. Sigurno će vam se to isplatiti već sledeći dan.
5. Kada postanete organizovani, može se desiti da se vratite starim navikama. Nastavite da terate sebe i, na kraju, postaćete organizovani za ceo život.